b) Documentación externa
1. La carta
Una carta es un papel que porta un mensaje escrito y que, por lo general, suele introducirse dentro
de un sobre para proteger su contenido. Las cartas son enviadas por un individuo a otro
con la intención de transmitir un mensaje.
1.1 Carta
comercial
La
carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales
o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser
formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por
ello existen varios tipos de cartas comerciales. Lo más importantes son: de
compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de
publicidad.
Características
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el
cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior,
agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es
importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se
trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir
posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página.
Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales,
se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son
‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco
más personal es ‘Estimado señor’
y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige
al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la
expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida
por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando
que la persona que firma la carta tiene la
autorización de la persona responsable.
Ejemplo de Carta comercial.
México, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
Manuel Montt 367
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La charla
consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar",
"escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y
"saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.
Ejemplo de empresa lady’s:
Celaya
Gto. 06 de abril de 2014
Circuito de la construcción
123
A la atención de la Srta.
Verónica Vázquez
Celaya Guanajuato.
Asunto: Invitación a charla
Distinguida clienta:
Me contacto con Ud. Para
anunciarle sobre la charla que se realizara el día 21 de abril de 2014, a las
15hrs. En nuestro auditorio, que brindara nuestra reconocida empresa Lady’s
S.A.
La charla consistirá en
darle a conocer nuestras nuevas prendas primavera – verano.
Esta invitación es sólo para
nuestros distinguidos clientes, es por ello, que esperamos contar con su
presencia.
________________________
Saludo
a Ud. Atentamente
Carmen
Daniela Palacios
Gerente
General.
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