documentos externos (correspondencia de entrada)

Correspondencia de entrada

Concepto:

Una vez recibidas las cartas sólo se registrarán aquellas que ofrecen información a la empresa (Dentro de este registro, se encuentra el Registro de entrada de correspondencia)

Características:

·         Permite mayor rapidez en su información.

·         Construye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

·         Código de comercio.

·         Publicaciones sobre archivo y clasificación.

·         Técnicas de comunicación.

Ejemplo:

Dependencia: Dirección general de hacienda

Sección: departamento  de quejas.

Mesa: supervisión                                 Número de oficio: 2345

                                 Expediente:       T-H-8-432

Asunto:   inspección de oficinas. Se practicara del 1al 10 de junio.

 México, D.F. 14 de junio de 2014.

C. José de la rosa,

Inspector de este departamento

Sírvase usted hacer los preparativos del caso, para que en el periodo comprendido del 1 al 10 de junio próximo, efectué una minuciosa inspección de las oficinas dependientes de este departamento, conforme a lo dispuesto por el instructivo M-14.Del resultado informara usted a más tardar el día 20 del mencionado mes.

Atentamente:

El jefe del departamento

 Juan Rivera Rodríguez

documentos externos (correspondencia de entrada)

Correspondencia de entrada

Concepto:

Una vez recibidas las cartas sólo se registrarán aquellas que ofrecen información a la empresa (Dentro de este registro, se encuentra el Registro de entrada de correspondencia)

Características:

·         Permite mayor rapidez en su información.

·         Construye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

·         Código de comercio.

·         Publicaciones sobre archivo y clasificación.

·         Técnicas de comunicación.

Ejemplo:

Dependencia: Dirección general de hacienda

Sección: departamento  de quejas.

Mesa: supervisión                                 Número de oficio: 2345

     

documentos externos (correspondencia de entrada)

Correspondencia de entrada

Concepto:

Una vez recibidas las cartas sólo se registrarán aquellas que ofrecen información a la empresa (Dentro de este registro, se encuentra el Registro de entrada de correspondencia)

Características:

·         Permite mayor rapidez en su información.

·         Construye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

·         Código de comercio.

·         Publicaciones sobre archivo y clasificación.

·         Técnicas de comunicación.

Ejemplo:

Dependencia: Dirección general de hacienda

Sección: departamento  de quejas.

Mesa: supervisión                                 Número de oficio: 2345

                                 Expediente:       T-H-8-432

documentos externos (carta de recordatorio de pago)

Carta de recordatorio de pago:

Las comunicaciones de cobranzas se utilizan para recordar los atrasos en los pagos crediticios y tratar de recobrar la cartera.

La cobranza es una opción delicada que requiere de la Secretaria mucha diplomacia; psicología, para poder aplicarla en el momento.

Toda carta de cobro requiere:

Cortesía: Siempre la Secretaria debe dar una explicación sobre las causas que obligan a cobrar.

En cada una de las cartas de cobro se debe detallar el valor de las facturas o conceptos adeudados, sus números y demás referencias.

Se debe dar facilidades para poder pagar esa cuota atrasada, por ejemplo una refinanciación.

Se acostumbra a enviar hasta tres cartas de cobros a medida que las circunstancias así lo requieran.

La primera carta es solo un aviso recordatorio que la factura no fue cancelada en la fecha estipulada.

A los 8 días se envía la segunda carta describiendo las condiciones de pago y colocando una fecha límite.

En la tercera carta, ya sabemos que el cliente tiene problemas económicos y debemos invitarlo a un arreglo amistoso en las oficinas. Es el momento de ofrecerle la refinanciación de su cuenta y advertirle amistosamente que la mora traerá consecuencias jurídicas.

La cuarta carta es llamada ULTIMATUM, donde se le hace saber que su deuda pasará al Departamento Jurídico para embargo de sus bienes.

documentos extrernos (carta de envio de extracto de cuenta)

Carta de envió de extracto de cuenta:

Estado de cuenta de un periodo establecido que comunes es generado de forma mensual donde se muestran las operaciones de movimientos valores a detalle ordenados por fecha de sistema, causados por el sistema como parte dela normal administración del producto o realizados por el cliente a través de los diferentes canales, transaccionales que posee el banco y ordenadas por fecha de sistema.

El Banco Tiene A Disposición La Consulta De Extractos Bajo Tres Modalidades:

Extracto Publicado: La Consulta De Los extractos de sus productos la podrá realizar De 2 a 3 días después del corte a través de nuestras 540 oficinas a nivel nacional sin ningún costo.

Extracto Papel: El Extracto Impreso le será enviado a la dirección de correspondencia previamente registrada en un lapso de 10 a 14 días a partir del corte del producto.-

documentos externos(carta de respuesta a una reclamación)

1.8 Carta de respuesta a una reclamación

En esta carta el proveedor tendrá que contestar dando explicaciones al comprador sobre el posible error cometido.

Las contestaciones a quejas y reclamaciones más frecuentes serán:

-Contestación a: error en los productos enviados

-Contestación a: los productos enviados han llegado defectuosos

-Contestación a: Ha habido un retraso en el reparto etc.

Características que debe contener:

a)    Introducción agradeciendo la información recibida.

b)    Explicación de la causa del problema.

c)    Solución.

documentos externos (carta de reclamación)

1.7 Carta de reclamación

Las cartas de reclamación son redacciones escritas con el fin de transmitir una queja o demanda por un mal servicio o incumplimiento de lo acordado.

Existen diversos tipos de motivos por el cual realizar este tipo de cartas y también diversos formatos. 

1.    INTRODUCCIÓN:

 Planteo de la situación. El emisor de modo cortés y positivo, hace clara referencia a laoperación realizada

2.    MENSAJE:

Fundamentación de la queja: Planteo de la situación en forma precisa y concreta, 
mediante hechos objetivos y razones irrefutables.